Zielgerichtete Beschaffungen

Ob Sie den Begriff Beschaffung oder das früher gebräuchliche „Einkauf“ verwenden – beide täuschen leicht über die wahre Herausforderung und den enormen Beratungsbedarf beim Beschaffungsmanagement hinweg. Denn nicht der Erwerb oder den günstigsten Kaufpreis zu erzielen ist das Problem, sondern die konsequente Ausrichtung einer Neuinvestition am ursprünglichen Ziel des Projekts, aus dem der Bedarf ursprünglich entstanden ist.

Eine Hürde ist dabei die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Ausschreibung: Sie kann nur dann ihren eigentlichen Zweck eines fairen Wettbewerbs bei gleichzeitigem wirtschaftlichen Einsatz der Haushaltsmittel erfüllen, wenn sie die zu erwartenden Gesamtbetriebskosten und den Integrationsaufwand des neuen Produkts in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter rund um Einführung, laufenden Betrieb oder Trainings- und Schulungsmaßnahmen als realistische Faktoren erfasst. Und das ist bei Weitem nicht die einzige Herausforderung in dieser Prozessphase: In welchem Rahmen soll ausgeschrieben werden: national, EU-weit, offen oder nicht offen, im Ganzen oder losweise und, falls losweise, in horizontaler oder vertikaler Schneidung? Welche Art der Leistungsbeschreibung ist für die Ausschreibung zu wählen: eine nach funktionalen Kriterien, nach verkehrsüblichen Bezeichnungen oder konstruktiven Merkmalen? Soll im – beschleunigten oder nicht beschleunigten – Auswahlverfahren nach einer eigenen Auswertungsmatrix oder nach der „Richtwertmethode“ in der einfachen oder erweiterten Variante – beide gemäß UfAB – bewertet werden? Wird die Vergabeentscheidung schließlich so begründet, dass sie auch für unterlegene Bieter oder gegebenenfalls angerufene höhere Instanzen stichhaltig ist?

Ausrichtung der Beschaffungen am Projekt

Damit das große Ganze nicht aus dem Blick gerät, verfolgen wir von ADVITEC mit unserem Beratungsansatz im Beschaffungsmanagement den Grundsatz, dass sich Vergabeverfahren, Vergabedurchführung, aber auch zu wählende Vertragsart der Leistungserbringung nach der Projektstrategie zu richten haben – und nicht umgekehrt. Denn nur die oben geschilderten, umfangreichen strategischen und operativen Überlegungen bereits vor der eigentlichen Beauftragung gewährleisten, dass die Beschaffung von Produkten und Leistungen für ein Projekt oder laufende Geschäftsprozesse der öffentlichen Verwaltung zum nachhaltigen Erfolg wird. Dass wir unsere Beratungskompetenz im Beschaffungsmanagement durch die regelmäßige Weiterbildung unserer Mitarbeiter und einen engen Kontakt zu den öffentlichen Auftragsberatungsstellen auf dem aktuellen Stand der Vergabepraxis halten, ist für uns selbstverständlich.

Konkret beraten und unterstützen wir in den folgenden Aspekten:

• Wahl des Vergabeverfahrens (national, EU-weit; offen, nicht offen, Verhandlungsverfahren etc.)
• Strukturierung der Vergabe (Teilung in Lose)
• Planung des Verfahrensablaufs (beschleunigt, nicht beschleunigt, Projektplan inkl. Termine)
• Empfehlungen für die Vertragswahl (Werk- oder Dienstvertragscharakter)
• Leistungsbestandteile, Abgrenzungen der Ausschreibung
• Identifikation und Festlegung von Eignungs- und/oder (später) Bewertungskriterien
• Strukturelle Ausgestaltung der Leistungsbeschreibung (Aufbau)
• Erstellung der Vergabebekanntmachung und ggf. der Teilnahmebedingungen sowie der Verdingungsunterlagen, insbesondere
• inhaltliche Ausgestaltung der Leistungsbeschreibung
  • praktische Durchführung des Verfahrens (Bieterfragen und -gespräche, Aufklärungsverhandlungen etc.)
  • Auswertung der Angebote und Erstellung einer Zuschlagsempfehlung
  • Präsentation und Begründung der Vergabeentscheidung (z. B. in Vergabeausschüssen)

Nach der Auftragsvergabe übernimmt ADVITEC unter Berücksichtigung der vertraglichen Rahmenbedingungen (beispielsweise VOL/B und BVB oder EVB-IT) auf Kundenwunsch auch die Begleitung im weiteren Projekt- und Qualitätsmanagement. Bitte informieren Sie sich aus unserer Referenzliste über unsere Beratungserfolge im Beschaffungsmanagement.