Beschaffungsmanagement - ADVITEC

Beschaffungsmanagement

Ob „Beschaffung“ oder doch lieber „Einkauf“? Beides täuscht leicht über die Herausforderungen und den Beratungsbedarf beim Beschaffungsmanagement hinweg. Denn nicht im Erwerb oder Preis liegen die größten Probleme, sondern in der konsequenten Ausrichtung einer Neuinvestition am eigentlichen Ziel des Projekts und natürlich in einem professionellen Vergabemanagement.

Erste Hürde ist die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Ausschreibung: Wann garantiert sie fairen Wettbewerb bei wirtschaftlichem Einsatz der Haushaltsmittel? Nur, wenn sie auch die zu erwartenden Gesamtbetriebskosten und den Integrationsaufwand des neuen Produkts in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter als realistische Faktoren erfasst. Dazu zählen Einführung, laufender Betrieb sowie Trainings- und Schulungsmaßnahmen.

Ausschreibungs-Know-how für Fortgeschrittene

Doch das ist bei Weitem nicht die einzige Herausforderung in dieser Prozessphase: In welchem Rahmen soll ausgeschrieben werden: national, EU-weit, offen oder nicht offen, im Ganzen oder losweise und, falls Letzteres, in horizontaler oder vertikaler Schneidung? Welche Art der Leistungsbeschreibung ist für die Ausschreibung zu wählen: eine nach funktionalen Kriterien, nach verkehrsüblichen Bezeichnungen oder konstruktiven Merkmalen? Soll im beschleunigten oder nicht beschleunigten Auswahlverfahren, nach einer eigenen Bewertungsmatrix oder nach der „Richtwertmethode“ in der einfachen oder erweiterten Variante bewertet werden? Oder könnte die Bewertung durch einen (Software-)Test der ausgeschriebenen Leistung vor der Zuschlagserteilung gar noch untermauert werden? Wird die Vergabeentscheidung am Ende so begründet, dass sie für unterlegene Bieter und gegebenenfalls höhere Instanzen stichhaltig ist?

Damit das große Ganze nicht aus dem Blick gerät, verfolgen wir von ADVITEC mit unserem Beratungsansatz im Beschaffungsmanagement den Grundsatz, dass sich Vergabeverfahren und -durchführung, aber auch die zu wählende Vertragsart der Leistungserbringung nach der Projektstrategie zu richten haben – und nicht umgekehrt.

Erst die Strategie, dann die Taktik

Denn nur die oben geschilderten Überlegungen im Vorfeld der eigentlichen Beauftragung bereiten den späteren Erfolg seriös vor. Dass wir unsere Beratungskompetenz im Beschaffungsmanagement durch regelmäßige Weiterbildung (bspw. zur Vergaberechtsreform 2016) und den engen Kontakt zu öffentlichen Auftragsberatungsstellen auf dem aktuellen Stand halten, ist selbstverständlich.

Nach der Auftragsvergabe übernimmt ADVITEC unter Berücksichtigung der vertraglichen Rahmenbedingungen auf Kundenwunsch auch die Begleitung im weiteren Projekt- und Qualitätsmanagement. Bitte werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzauswahl im Beschaffungsmanagement und sprechen Sie mit uns über Ihren spezifischen Bedarf.

Auf einen Blick: Unsere Beratungsleistungen im Beschaffungsmanagement

Wahl des Vergabeverfahrens (national, EU-weit; offen, nicht offen, Verhandlungsverfahren etc.)
Strukturierung der Vergabe (Teilung in Lose)
Planung des Verfahrensablaufs (beschleunigt, nicht beschleunigt, Projektplan inkl. Termine)
Empfehlungen zur (EVB-IT-)Vertragswahl (Kauf-, Werk- oder Dienstvertrag)
Leistungsbestandteile, Abgrenzungen der Ausschreibung
Identifikation und Festlegung von Eignungs- und/oder (später) Bewertungskriterien
Strukturelle Ausgestaltung der Leistungsbeschreibung (Aufbau)
Erstellung der Vergabebekanntmachung und ggf. der Teilnahmebedingungen sowie der Vergabeunterlagen, insbesondere Ausgestaltung der Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix
Unterstützung bei der Durchführung des Verfahrens (Bieterfragen und -gespräche, Aufklärungsverhandlungen etc.)
Auswertung der Angebote und Erstellung einer Zuschlagsempfehlung Präsentation und Begründung der Vergabeentscheidung (z. B. in Vergabeausschüssen)

 

 

 

Beispielreferenz

Durchführung des zentralen Vergabeverfahrens zur IuK-Ausstattung

Ihr Ansprechpartner

Dipl.-Informatiker Jörg Boche – Geschäftsführer/Senior IT-Consultant und Spezialist für das Management komplexer IT-Projekte

Jörg Boche

Anschrift 
ADVITEC Informatik GmbH
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