Machbarkeitsstudien und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe)

Die Modernisierung und Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung sind kein Selbstzweck. Den zu erwartenden Kosten muss adäquater Nutzen wie mehr Bürgerfreundlichkeit, eine effizientere Abbildung sachlicher Anforderungen oder allgemeinen gesellschaftlichen Veränderungsdrucks gegenüberstehen.

Change kostet. Doch gebotene Änderungen, Anpassungen und Neuerungen zu versäumen oder ganz zu verpassen, kostet noch mehr, wenn die öffentliche Hand mit der gesellschaftlichen Entwicklung nicht nur Schritt halten, sondern sie nach Möglichkeit sogar befeuern will. Wann aber ist eine Innovationsinvestition gerechtfertigt oder sogar notwendig? Um diese Antworten zu finden, gibt es gerade in der initialen Projektanbahnungsphase wirkungsvolle Instrumente, sofern mit dem Erfahrungswissen um Möglichkeiten, Grenzen und Zusammenwirken kompetent eingesetzt.

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Im Haus oder Beauftragung eines externen Dienstleisters?

Eine aussagekräftige WiBe ist ein elementarer Bestandteil einer Machbarkeitsanalyse und setzt die Gesamtkosten für Beschaffung, Betrieb, Support und Weiterentwicklung ins Verhältnis zum Istzustand, sprich, zur Null-Alternative. Sie sollte im Übrigen maximal 5 % des Gesamtprojektvolumens kosten, um nicht selbst zum Kostentreiber zu werden Ein Beispiel für ein WiBe-Szenario: Bei Geschäftsprozessen der öffentlichen Hand, die mit papiergebundenen Anträgen verbunden sind, könnte man diese zukünftig scannen und nur noch Images auslesen. Eine WiBe ermittelt nun, ob es wirtschaftlicher ist, externe Dienstleister mit diesem Scanprozess zu betrauen oder ihn im eigenen Haus aufzusetzen und dafür Ressourcen aufzubauen.

In der Regel sind WiBe heute Bestandteil eines größeren Projektmanagementauftrags in der initialen Phase der Projektdefinition z. B. für eine Machbarkeitsanalyse. Die isolierte Ausschreibung und Beauftragung von IT-WiBe steht nicht mehr ganz oben auf den Agenden der IT-Organisationen, weil die Bewertung einer Projektskizze immer multifaktorieller wird. Auch hier zur Illustration ein kleines Beispiel: Die „Ausländermaut“ war fachlich-organisatorisch, wirtschaftlich und technisch mutmaßlich machbar, juristisch aber eben nicht. Auch eine extrem positiv bewertende WiBe macht allein noch keinen Frühling, denn es reicht, wenn ein Projekt in nur einem Aspekt unmachbar ist, um die Machbarkeit insgesamt zu vereiteln.

Theorie und Praxis

ADVITEC hat in vielen Projekten in beratender, aber auch steuernder Funktion an Machbarkeitsanalysen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen mitgewirkt. Der Schwerpunkt liegt dabei in der Gesamtheit einer Evaluierung, ob und inwieweit die Anforderungen an eine Software-Entwicklung machbar sind. Zudem erarbeitet ADVITEC bei Bedarf Alternativen. Diese können nach einer Kosten- / Nutzen-Betrachtung bewertet werden und zum Beispiel zu einer eigenen Anwendungsentwicklung oder zur Anwendung von Standard-Software führen.

Unterstützung bei der Planung und Genehmigung von IT-Projekten auf Basis der Ermittlung einer umfassenden Ressourcen-Nutzen-Relation
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei kleineren Maßnahmen mit Kostenvergleichsrechnungen
Beratung und Bewertung der Bewertungsverfahren Kapitalwert- und Nutzwertanalyse
Definition und Gewichtung der Bewertungskriterien und des Bewertungsspielraums
Bei umfangreicheren Projekten nochmalige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Erfolgskontrolle