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Sie digitalisieren Ihre Verwaltung…

… wir liefern unsere Kompetenz im Qualitäts-, Beschaffungs-, Software-, Infrastruktur- und Projektmanagement der öffentlichen Hand. Dabei berücksichtigen wir stets, dass sich zu den aus der Privatwirtschaft bekannten IT-spezifischen Anforderungen bei Projekten der öffentlichen Hand weitere entscheidende Faktoren gesellen.

Dazu zählen komplexe politische, strukturelle, finanzielle sowie demografische Rahmenbedingungen sowie besondere Anforderungen an Datensicherheit und -schutz und die föderalen Strukturen in den Finanz- und Kultusverwaltungen. Auch die Grenzen zwischen kommunalen, landes- oder bundesspezifischen Kompetenzen, insbesondere aber auch die Vorgaben von EU-Richtlinien wollen beachtet werden. Lernen Sie unsere pragmatischen Ansätze in den fünf ADVITEC-Beratungsfeldern kennen.

Projektmanagement


Projekt, Management, Bereich – manche Begriffe machen sich auf eine Art selbständig, dass sie irgendwann alles und nichts ausdrücken. Die Krönung ist „Projektmanagement“. Gilt mittlerweile nicht fast alles, was in irgendeinem Bereich von irgendeinem Menschen angepackt wird, als Projekt? Und wenn das Vorhaben ohne größeren Schaden abgeschlossen wurde, muss es da nicht fast notwendigerweise ein Projektmanagement gegeben haben? Logisch, dass es kaum mehr eine Beratungsfirma gibt, die Letzteres nicht anbietet.

 

Auch ADVITEC berät im Projektmanagement. Doch was wir darunter verstehen und auf welche Weise wir Kunden der öffentlichen Hand in diesem Feld beraten, unterscheidet sich erheblich: Ein Projekt entsteht nach unserer Lesart erst durch ein strukturiertes, methodisches Vorgehen in klaren Schritten. Unerlässlich ist zu Beginn eine eindeutige Zielbestimmung, die das benötigte Ergebnis im Rahmen einer Projektdefinition fachlich und inhaltlich beschreibt. In der unmittelbaren Projektvorbereitungsphase entsteht daraus ein konkreter Projektplan im Sinne eines Projektauftrags, der während der sich anschließenden Projektdurchführung als exakter Leitfaden und Kontrollinstrument dient. Am Ende steht ein sauberer Projektabschluss inklusive nachvollziehbarer Dokumentation.

Das Hauptaugenmerk richten wir zu Beginn auf den Projektplan (auch „Projektauftrag“). Er ist für ADVITEC unerlässliches Fundament jedes Projekts und sollte Elementares leisten (siehe Absatz „Auf einen Blick“). Obwohl eigentlich selbstverständlich, muss erwähnt werden, dass nicht nur in der Planung, sondern vor allem während des Projekts die drei heiligen Kühe des Projektmanagements – Qualität, Budget, Termin – im Auge zu behalten sind

Die Praxis sieht oft anders aus: Hier wird schnell ein zusätzliches Leistungsmerkmal aufgenommen, ohne die Auswirkungen auf den nächsten Meilenstein und die anfallenden Kosten im Projektplan zu berücksichtigen. Dort wird einem Leistungsträger des Projekts dann möglicherweise parallel eine zusätzliche Aufgabe übertragen, ohne die terminlichen Konsequenzen zu ziehen. Diese dynamischen Veränderungen, die bei jedem Projekt anfallen, abzufangen und auszubalancieren, ist Anspruch unseres ganzheitlichen Projektmanagements.

Entscheidend für Kunden von ADVITEC ist jedoch, dass wir Projektmanagement nicht nur in der Theorie beherrschen. Wir haben den Erfolg unserer Methoden, vor allem aber die persönliche Qualifikation unserer Berater als Projektmanager in der Rolle als Leiter, Moderator, Koordinator, Motivator und Coach in vielen, teils langjährigen Projekten unter Beweis gestellt. Unsere Referenzkunden und -projekte des Beratungsfelds Projektmanagement sprechen eine klare Sprache. Bitte nehmen Sie bei Bedarf mit uns Kontakt auf, um zu besprechen, was wir für Ihr Haus in Sachen Projektmanagement tun können.

  • ƒDefinition des Inhalts und Abgrenzung des Projekts
  • Festlegung der Projektstrategie (Vorgehensweise)
  • Strukturierung des Projekts (Projektorganisation inkl. Rollen und Verantwortlichkeiten)
  • Meilensteinplanung
  • Budget- und Ressourcenplanung (inkl. Sachkosten sowie interner und externer Personalkosten)
  • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
  • Risikomanagement
  • Projektbegleitung und –abschluss
  • Strategie und Planung der Qualitätssicherung

Qualitätsmanagement


Haben oder Sein? Quantität oder Qualität? Wir Menschen denken nun mal gern in Kategorien und nichts ist kategorischer als ein plakatives Gegensatzpaar. Mit gesundem Menschenverstand betrachtet wird jedoch klar, dass auch gegenpolige Begriffe nur unterschiedliche Dimensionen derselben Sache beschreiben. Haben ohne Sein, Quantität ohne Qualität – wo läge der Sinn?

Umso erfreulicher ist es, dass die Bedeutung von professionellem Qualitätsmanagement für den nachhaltigen Erfolg längst in den Behörden erkannt ist.

 

Wir von ADVITEC betrachten Qualitätsmanagement und Projektmanagement bei großen und komplexen Vorhaben als untrennbare Geschwisterkinder. Und mehr als das: Qualitätsmanagement ist aus unserer Warte kein isoliertes, elitäres System, das quasi neben dem eigentlichen Projekt läuft und lediglich vor Projektabschluss eine Art Ausgangskontrolle darstellt. Wir behandeln Qualitätsmanagement und Projektmanagement als natürliche Klammern, die – eng verzahnt – das Projekt von Anfang bis Ende in einem klar umrissenen Korridor halten.

Das heißt: Qualitätsmanagement wird zum integralen Bestandteil, der kontinuierlich in das Definieren und Erarbeiten des Ergebnisses eingeflochten ist – und zwar konzeptionell und entwicklungstechnisch. Qualitätsmanagement der Marke ADVITEC unterstützt Einrichtungen der öffentlichen Hand folgerichtig dabei, eine Methode maßzuschneidern, die festlegt, wie Qualität innerhalb ihrer Infrastruktur- oder Entwicklungsprojekte definiert und messbar gemacht wird. Dabei legen wir bereits in der Konzeptionsphase Ergebnistypen fest, die einer Qualitätsprüfung zu unterziehen sind, wie Konzept- oder Softwarestände. Gleichzeitig werden durch eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten Qualitätsmanager bestimmt und Termine, zu denen diese aktiv werden – idealerweise die Meilensteine des Projekts. Doch all der Aufwand verpufft, wenn nicht kontinuierlich überprüft und gewährleistet wird, dass diese Vorgaben im Projektverlauf auch berücksichtigt und umgesetzt werden.

In der eingangs vorgenommenen Gegenüberstellung von Quantität und Qualität verbirgt sich übrigens ein weiterer fundamentaler Irrtum, nämlich die Vorstellung, Qualität sei ein erstrebenswerter Zustand. Erstrebenswert ist sie durchaus, aber wir von ADVITEC betrachten Qualität nicht als Zustand, sondern als folgerichtiges Ergebnis eines Prozesses, der klar definiert und kontinuierlich überprüft sowie weiterentwickelt werden muss. Wir würden uns sehr freuen, wenn unter anderem auch unsere Referenzen Sie davon überzeugen könnten, mit uns Kontakt aufzunehmen, um gemeinsam Ihren Bedarf zu diskutieren.

  • Entwicklung Qualitätsmodell: Analyse, wie Qualität innerhalb von Infrastruktur- oder Entwicklungsprojekten definiert und messbar gemacht wird
  • Planung Qualitätssicherung: Festlegen von Ergebnistypen für die Qualitätsprüfung bereits in der Konzeptionsphase; Bestimmen von Qualitätsmanagern mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten; Festlegen von Meilensteinen, an denen die Qualitätsmanager aktiv werden
  • Begleitung Qualitätslenkung: Überwachen der Berücksichtigung und Durchsetzung der Vorgaben
  • Kernbestandteile ADVITEC-QS-Plan: QS-Gegenstand (Was?); QS-Instanzen (Wer?); QS-Maßnahmen (Wie?); QS-Zeitpunkt (Wann?)

Beschaffungsmanagment


Ob „Beschaffung“ oder doch lieber „Einkauf“? Beides täuscht leicht über die Herausforderungen und den Beratungsbedarf beim Beschaffungsmanagement hinweg. Denn nicht im Erwerb oder Preis liegen die größten Probleme, sondern in der konsequenten Ausrichtung einer Neuinvestition am eigentlichen Ziel des Projekts und natürlich in einem professionellen Vergabemanagement.

Erste Hürde ist die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Ausschreibung: Wann garantiert sie fairen Wettbewerb bei wirtschaftlichem Einsatz der Haushaltsmittel? Nur, wenn sie auch die zu erwartenden Gesamtbetriebskosten und den Integrationsaufwand des neuen Produkts in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter als realistische Faktoren erfasst. Dazu zählen Einführung, laufender Betrieb sowie Trainings- und Schulungsmaßnahmen.

 

Doch das ist bei Weitem nicht die einzige Herausforderung in dieser Prozessphase: In welchem Rahmen soll ausgeschrieben werden: national, EU-weit, offen oder nicht offen, im Ganzen oder losweise und, falls Letzteres, in horizontaler oder vertikaler Schneidung? Welche Art der Leistungsbeschreibung ist für die Ausschreibung zu wählen: eine nach funktionalen Kriterien, nach verkehrsüblichen Bezeichnungen oder konstruktiven Merkmalen? Soll im beschleunigten oder nicht beschleunigten Auswahlverfahren, nach einer eigenen Bewertungsmatrix oder nach der „Richtwertmethode“ in der einfachen oder erweiterten Variante bewertet werden? Oder könnte die Bewertung durch einen (Software-)Test der ausgeschriebenen Leistung vor der Zuschlagserteilung gar noch untermauert werden? Wird die Vergabeentscheidung am Ende so begründet, dass sie für unterlegene Bieter und gegebenenfalls höhere Instanzen stichhaltig ist?

Damit das große Ganze nicht aus dem Blick gerät, verfolgen wir von ADVITEC mit unserem Beratungsansatz im Beschaffungsmanagement den Grundsatz, dass sich Vergabeverfahren und -durchführung, aber auch die zu wählende Vertragsart der Leistungserbringung nach der Projektstrategie zu richten haben – und nicht umgekehrt.

Denn nur die oben geschilderten Überlegungen im Vorfeld der eigentlichen Beauftragung bereiten den späteren Erfolg seriös vor. Dass wir unsere Beratungskompetenz im Beschaffungsmanagement durch regelmäßige Weiterbildung (bspw. zur Vergaberechtsreform 2016) und den engen Kontakt zu öffentlichen Auftragsberatungsstellen auf dem aktuellen Stand halten, ist selbstverständlich.

Nach der Auftragsvergabe übernimmt ADVITEC unter Berücksichtigung der vertraglichen Rahmenbedingungen auf Kundenwunsch auch die Begleitung im weiteren Projekt- und Qualitätsmanagement. Bitte werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzauswahl im Beschaffungsmanagement und sprechen Sie mit uns über Ihren spezifischen Bedarf.

  • Wahl des Vergabeverfahrens (national, EU-weit; offen, nicht offen, Verhandlungsverfahren etc.)
  • Strukturierung der Vergabe (Teilung in Lose)
  • Planung des Verfahrensablaufs (beschleunigt, nicht beschleunigt, Projektplan inkl. Termine)
  • Empfehlungen zur (EVB-IT-)Vertragswahl (Kauf-, Werk- oder Dienstvertrag)
  • Leistungsbestandteile, Abgrenzungen der Ausschreibung
  • Identifikation und Festlegung von Eignungs- und/oder (später) Bewertungskriterien
  • Strukturelle Ausgestaltung der Leistungsbeschreibung (Aufbau)
  • Erstellung der Vergabebekanntmachung und ggf. der Teilnahmebedingungen sowie der Vergabeunterlagen, insbesondere Ausgestaltung der Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix
  • Unterstützung bei der Durchführung des Verfahrens (Bieterfragen und -gespräche, Aufklärungsverhandlungen etc.)
  • Auswertung der Angebote und Erstellung einer Zuschlagsempfehlung Präsentation und Begründung der Vergabeentscheidung (z. B. in Vergabeausschüssen)
  • IT-Vergabeseminar zum Thema "Vom Beschaffungsvorlauf bis zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots"

Infrastrukturmanagement


Blech, fünf Meter Kabel, Prozessor, Speicher, ein bisschen Software und ab ins Netzwerk – braucht man dafür Infrastrukturmanagement? Das andere Extrem markiert als ganzheitlicher Best-Practice-Ansatz die IT Infrastructure Library (ITIL), ein vor rund 27 Jahren im Auftrag der britischen Regierung entwickelter Leitfaden. Er beschreibt auf Tausenden von Seiten in Dutzenden Bänden etliche Prozesse von der strategischen Ausrichtung der IT bis zu laufenden Verbesserungsprozessen in der Serviceplanung, -überwachung und -steuerung und feiert in der x-ten Version einen globalen Siegeszug.

 

Aus unserem Anfang als Systemhaus kennen wir die Welt des Service und Supports aus dem Effeff. Das schenkt uns genau die Bodenhaftung, die uns im Infrastrukturmanagement nicht jede Modeerscheinung mitmachen und auch die weltweit etablierte ITIL-Philosophie hinsichtlich des spezifischen Kundenbedarfs aufmerksam analysieren, auf Brauchbarkeit abklopfen und zielgerichtet einsetzen lässt.

Wir von ADVITEC haben das Ziel, professionelle IT-Umgebungen der öffentlichen Hand – Hard- und Software – bedarfs- und budgetgerecht zu unterstützen. Dafür steht uns ein eigener Methodenkasten mit verschiedenen feinen und groben Werkzeugen zur Verfügung.

Da es auch einen geregelten IT-Betrieb vor ITIL gab, das für viele Umgebungen überdimensioniert und für manche Kunden zu akademisch ist, betrachten wir es auch nicht als Allheilmittel. Wo zudem Aussagen darüber fehlen, wie die auf dem Blatt gestalteten Prozesse im laufenden Betrieb entsprechend den individuellen Rahmenbedingungen eingeführt werden, ist überdies Beratungskompetenz gefragt, die über das reine Prozessdesign hinausgeht.

Denn machen wir uns nichts vor: Oft endet ein Projekt nach der Modellierung der Prozesse erschütternd wirkungsarm.

Doch selbst bei Behörden, die IT-Prozesse bereits modelliert und eingeführt oder sich für eine alternative Betriebskonzeption entschieden haben, besteht Beratungsbedarf. Denn erst die adäquate Qualitätssicherung der Infrastrukturmaßnahmen gewährleistet, dass die Betriebsprozesse auch zu den gewünschten Ergebnissen führen – und allein dieses Ziel verfolgt unser Beratungsansatz im Infrastrukturmanagement. Die Referenzliste soll Ihnen einen ersten Eindruck von unserem Angebot geben und Sie dazu einladen, mit uns über Ihr Projekt zu sprechen.

  • Betriebskonzeption: Organisation von Service/Support; Prozessmodellierung; Ressourcenplanung; Kosten-/Leistungsrechnung; Umsetzung
  • Projektmanagement von Infrastrukturprojekten
  • QS von Infrastrukturmaßnahmen
  • Migrationsplanung und -steuerung im Infrastrukturbereich

Softwaremanagement


Was haben Software und Hefeteig gemeinsam? Je mehr Zeit man ihnen für die Entwicklung gibt, desto mehr gehen sie auf. Leider steckt in diesem augenzwinkernden Vergleich mehr als ein Körnchen Wahrheit. Während Hefeteig zum Wachsen jedoch nur etwas Wärme benötigt, verschlingt außer Kontrolle geratene Software-Entwicklung ungeheure personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen. Und nicht selten stimmt am Ende das Ergebnis trotzdem nicht, weil sich in der Zwischenzeit die Anforderungen oder die Rahmenbedingungen geändert haben.

 

Doch während es in der Privatwirtschaft vergleichsweise einfach ist, zusätzliche Ressourcen bereitzustellen, schreibt der Gesetzgeber das Prozedere für Behörden genau vor: mehrstufige Ausschreibungen mit detailliertesten Leistungsbeschreibungen, stichhaltige Begründungen von Bewertungen und Vergabeentscheidungen. Und wenn das Projekt ins Laufen kommt, geht es weiter mit der Definition der Mitwirkungsleistung des Auftraggebers, des Pflichtenhefts, der Testdaten.

Wer prüft Ergebnisse, reproduziert Fehler, kommuniziert effizient mit dem Dienstleister? Was passiert, sobald sich Änderungs- oder Erweiterungsbedarf ergibt, der durch die ursprüngliche Leistungsbeschreibung nicht mehr abgedeckt ist? Wer moderiert zwischen den Parteien und stellt die Notwendigkeit einer Change Order (CO) fest? Wer formuliert diese so, dass die Begründung der Budgeterhöhung auch für die Genehmigungs- und Kontrollinstanzen nachvollziehbar ist? Und in der Schlussphase muss zwischen Auftraggeber und Kunde ein sauberes Abnahmeprotokoll ausgehandelt werden: Welche Fehler gibt es noch im Produkt und wie gravierend sind diese?

Übrigens sind auch bei verwaltungsinternen Entwicklungsprojekten wie der Softwareeinführung oder der Migration auf eine neue Lösung effiziente Strukturen und Prozesse gefordert, weil der Kostendruck öffentliche Verwaltungen zu rationalisiertem Ressourceneinsatz zwingt.

Die Herausforderung eines erfolgsorientierten Softwaremanagements der öffentlichen Hand sehen wir darin, behördliche Entscheidungs- und Finanzierungsstrukturen zu respektieren und gleichzeitig Prozesse zu integrieren, die den aktuellen Stand von Technik und Methodik widerspiegeln sowie bestmögliche Ergebnisse in puncto Ressourceneffizienz und Produktqualität ermöglichen. Dazu gehört z. B. die Berücksichtigung agiler Methoden wie bspw. der testgetriebenen Softwareentwicklung. ADVITEC berät in allen Prozessphasen von der Projektentwicklung über das kundenadäquate Vorgehensmodell bis hin zur Produktabnahme. Bitte prüfen Sie den umseitigen Auszug aus unseren Kundenreferenzen im Softwaremanagement und sprechen Sie bei Bedarf mit uns über Ihr konkretes Vorhaben.

  • Beschaffung von Softwarelösungen für die öffentliche Hand (Leistungsbeschreibung, Angebotsbewertung, Zuschlagsempfehlung)
  • Projektmanagement von Softwareentwicklungsvorhaben
  • QS der Softwareentwicklung (Testkonzeption und -begleitung)
  • Methodenberatung (agile Methoden, testgetriebene Entwicklung)
  • Migrationsplanung und -steuerung von Verfahren und Datenbeständen Lasten- und Pflichtenhefterstellung