Sie digitalisieren Ihre Verwaltung…

Auch ADVITEC berät im Projektmanagement. Doch was wir darunter verstehen und auf welche Weise wir Kunden der öffentlichen Hand in diesem Feld beraten, unterscheidet sich erheblich: Ein Projekt entsteht nach unserer Lesart erst durch ein strukturiertes, methodisches Vorgehen in klaren Schritten. Unerlässlich ist zu Beginn eine eindeutige Zielbestimmung, die das benötigte Ergebnis im Rahmen einer Projektdefinition fachlich und inhaltlich beschreibt. In der unmittelbaren Projektvorbereitungsphase entsteht daraus ein konkreter Projektplan im Sinne eines Projektauftrags, der während der sich anschließenden Projektdurchführung als exakter Leitfaden und Kontrollinstrument dient. Am Ende steht ein sauberer Projektabschluss inklusive nachvollziehbarer Dokumentation.

Das Hauptaugenmerk richten wir zu Beginn auf den Projektplan (auch „Projektauftrag“). Er ist für ADVITEC unerlässliches Fundament jedes Projekts und sollte Elementares leisten (siehe Absatz „Auf einen Blick“). Obwohl eigentlich selbstverständlich, muss erwähnt werden, dass nicht nur in der Planung, sondern vor allem während des Projekts die drei heiligen Kühe des Projektmanagements – Qualität, Budget, Termin – im Auge zu behalten sind.

Die Praxis sieht oft anders aus: Hier wird schnell ein zusätzliches Leistungsmerkmal aufgenommen, ohne die Auswirkungen auf den nächsten Meilenstein und die anfallenden Kosten im Projektplan zu berücksichtigen. Dort wird einem Leistungsträger des Projekts dann möglicherweise parallel eine zusätzliche Aufgabe übertragen, ohne die terminlichen Konsequenzen zu ziehen. Diese dynamischen Veränderungen, die bei jedem Projekt anfallen, abzufangen und auszubalancieren, ist Anspruch unseres ganzheitlichen Projektmanagements.

Entscheidend für Kunden von ADVITEC ist jedoch, dass wir Projektmanagement nicht nur in der Theorie beherrschen. Wir haben den Erfolg unserer Methoden, vor allem aber die persönliche Qualifikation unserer Berater als Projektmanager in der Rolle als Leiter, Moderator, Koordinator, Motivator und Coach in vielen, teils langjährigen Projekten unter Beweis gestellt. Unsere Referenzkunden und -projekte des Beratungsfelds Projektmanagement sprechen eine klare Sprache. Bitte nehmen Sie bei Bedarf mit uns Kontakt auf, um zu besprechen, was wir für Ihr Haus in Sachen Projektmanagement tun können.

• ƒDefinition des Inhalts und Abgrenzung des Projekts
• Festlegung der Projektstrategie (Vorgehensweise)
• Strukturierung des Projekts (Projektorganisation inkl. Rollen und Verantwortlichkeiten)
• Meilensteinplanung
• Budget- und Ressourcenplanung (inkl. Sachkosten sowie interner und externer Personalkosten)
• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
• Risikomanagement
• Projektbegleitung und –abschluss
• Strategie und Planung der Qualitätssicherung

Wir von ADVITEC betrachten Qualitätsmanagement und Projektmanagement bei großen und komplexen Vorhaben als untrennbare Geschwisterkinder. Und mehr als das: Qualitätsmanagement ist aus unserer Warte kein isoliertes, elitäres System, das quasi neben dem eigentlichen Projekt läuft und lediglich vor Projektabschluss eine Art Ausgangskontrolle darstellt. Wir behandeln Qualitätsmanagement und Projektmanagement als natürliche Klammern, die – eng verzahnt – das Projekt von Anfang bis Ende in einem klar umrissenen Korridor halten.

Das heißt: Qualitätsmanagement wird zum integralen Bestandteil, der kontinuierlich in das Definieren und Erarbeiten des Ergebnisses eingeflochten ist – und zwar konzeptionell und entwicklungstechnisch. Qualitätsmanagement der Marke ADVITEC unterstützt Einrichtungen der öffentlichen Hand folgerichtig dabei, eine Methode maßzuschneidern, die festlegt, wie Qualität innerhalb ihrer Infrastruktur- oder Entwicklungsprojekte definiert und messbar gemacht wird. Dabei legen wir bereits in der Konzeptionsphase Ergebnistypen fest, die einer Qualitätsprüfung zu unterziehen sind, wie Konzept- oder Softwarestände. Gleichzeitig werden durch eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten Qualitätsmanager bestimmt und Termine, zu denen diese aktiv werden – idealerweise die Meilensteine des Projekts. Doch all der Aufwand verpufft, wenn nicht kontinuierlich überprüft und gewährleistet wird, dass diese Vorgaben im Projektverlauf auch berücksichtigt und umgesetzt werden.

In der eingangs vorgenommenen Gegenüberstellung von Quantität und Qualität verbirgt sich übrigens ein weiterer fundamentaler Irrtum, nämlich die Vorstellung, Qualität sei ein erstrebenswerter Zustand. Erstrebenswert ist sie durchaus, aber wir von ADVITEC betrachten Qualität nicht als Zustand, sondern als folgerichtiges Ergebnis eines Prozesses, der klar definiert und kontinuierlich überprüft sowie weiterentwickelt werden muss. Wir würden uns sehr freuen, wenn unter anderem auch unsere Referenzen Sie davon überzeugen könnten, mit uns Kontakt aufzunehmen, um gemeinsam Ihren Bedarf zu diskutieren.

• Entwicklung Qualitätsmodell: Analyse, wie Qualität innerhalb von Infrastruktur- oder Entwicklungsprojekten definiert und messbar gemacht wird
• Planung Qualitätssicherung: Festlegen von Ergebnistypen für die Qualitätsprüfung bereits in der Konzeptionsphase; Bestimmen von Qualitätsmanagern mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten; Festlegen von Meilensteinen, an denen die Qualitätsmanager aktiv werden
• Begleitung Qualitätslenkung: Überwachen der Berücksichtigung und Durchsetzung der Vorgaben
• Kernbestandteile ADVITEC-QS-Plan: QS-Gegenstand (Was?); QS-Instanzen (Wer?); QS-Maßnahmen (Wie?); QS-Zeitpunkt (Wann?)

Doch das ist bei Weitem nicht die einzige Herausforderung in dieser Prozessphase: In welchem Rahmen soll ausgeschrieben werden: national, EU-weit, offen oder nicht offen, im Ganzen oder losweise und, falls Letzteres, in horizontaler oder vertikaler Schneidung? Welche Art der Leistungsbeschreibung ist für die Ausschreibung zu wählen: eine nach funktionalen Kriterien, nach verkehrsüblichen Bezeichnungen oder konstruktiven Merkmalen? Soll im beschleunigten oder nicht beschleunigten Auswahlverfahren, nach einer eigenen Bewertungsmatrix oder nach der „Richtwertmethode“ in der einfachen oder erweiterten Variante bewertet werden? Oder könnte die Bewertung durch einen (Software-)Test der ausgeschriebenen Leistung vor der Zuschlagserteilung gar noch untermauert werden? Wird die Vergabeentscheidung am Ende so begründet, dass sie für unterlegene Bieter und gegebenenfalls höhere Instanzen stichhaltig ist?

Damit das große Ganze nicht aus dem Blick gerät, verfolgen wir von ADVITEC mit unserem Beratungsansatz im Beschaffungsmanagement den Grundsatz, dass sich Vergabeverfahren und -durchführung, aber auch die zu wählende Vertragsart der Leistungserbringung nach der Projektstrategie zu richten haben – und nicht umgekehrt.

Denn nur die oben geschilderten Überlegungen im Vorfeld der eigentlichen Beauftragung bereiten den späteren Erfolg seriös vor. Dass wir unsere Beratungskompetenz im Beschaffungsmanagement durch regelmäßige Weiterbildung (bspw. zur Vergaberechtsreform 2016) und den engen Kontakt zu öffentlichen Auftragsberatungsstellen auf dem aktuellen Stand halten, ist selbstverständlich.

Nach der Auftragsvergabe übernimmt ADVITEC unter Berücksichtigung der vertraglichen Rahmenbedingungen auf Kundenwunsch auch die Begleitung im weiteren Projekt- und Qualitätsmanagement. Bitte werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzauswahl im Beschaffungsmanagement und sprechen Sie mit uns über Ihren spezifischen Bedarf.

• Wahl des Vergabeverfahrens (national, EU-weit; offen, nicht offen, Verhandlungsverfahren etc.)
• Strukturierung der Vergabe (Teilung in Lose)
• Planung des Verfahrensablaufs (beschleunigt, nicht beschleunigt, Projektplan inkl. Termine)
• Empfehlungen zur (EVB-IT-)Vertragswahl (Kauf-, Werk- oder Dienstvertrag)
• Leistungsbestandteile, Abgrenzungen der Ausschreibung
• Identifikation und Festlegung von Eignungs- und/oder (später) Bewertungskriterien
• Strukturelle Ausgestaltung der Leistungsbeschreibung (Aufbau)
• Erstellung der Vergabebekanntmachung und ggf. der Teilnahmebedingungen sowie der Vergabeunterlagen, insbesondere Ausgestaltung der Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix
• Unterstützung bei der Durchführung des Verfahrens (Bieterfragen und -gespräche, Aufklärungsverhandlungen etc.)
• Auswertung der Angebote und Erstellung einer Zuschlagsempfehlung Präsentation und Begründung der Vergabeentscheidung (z. B. in Vergabeausschüssen)
• IT-Vergabeseminar zum Thema "Vom Beschaffungsvorlauf bis zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots"

Aus unserem Anfang als Systemhaus kennen wir die Welt des Service und Supports aus dem Effeff. Das schenkt uns genau die Bodenhaftung, die uns im Infrastrukturmanagement nicht jede Modeerscheinung mitmachen und auch die weltweit etablierte ITIL-Philosophie hinsichtlich des spezifischen Kundenbedarfs aufmerksam analysieren, auf Brauchbarkeit abklopfen und zielgerichtet einsetzen lässt.

Wir von ADVITEC haben das Ziel, professionelle IT-Umgebungen der öffentlichen Hand – Hard- und Software – bedarfs- und budgetgerecht zu unterstützen. Dafür steht uns ein eigener Methodenkasten mit verschiedenen feinen und groben Werkzeugen zur Verfügung.

Da es auch einen geregelten IT-Betrieb vor ITIL gab, das für viele Umgebungen überdimensioniert und für manche Kunden zu akademisch ist, betrachten wir es auch nicht als Allheilmittel. Wo zudem Aussagen darüber fehlen, wie die auf dem Blatt gestalteten Prozesse im laufenden Betrieb entsprechend den individuellen Rahmenbedingungen eingeführt werden, ist überdies Beratungskompetenz gefragt, die über das reine Prozessdesign hinausgeht.

Denn machen wir uns nichts vor: Oft endet ein Projekt nach der Modellierung der Prozesse erschütternd wirkungsarm.

Doch selbst bei Behörden, die IT-Prozesse bereits modelliert und eingeführt oder sich für eine alternative Betriebskonzeption entschieden haben, besteht Beratungsbedarf. Denn erst die adäquate Qualitätssicherung der Infrastrukturmaßnahmen gewährleistet, dass die Betriebsprozesse auch zu den gewünschten Ergebnissen führen – und allein dieses Ziel verfolgt unser Beratungsansatz im Infrastrukturmanagement. Die Referenzliste soll Ihnen einen ersten Eindruck von unserem Angebot geben und Sie dazu einladen, mit uns über Ihr Projekt zu sprechen.

• Betriebskonzeption: Organisation von Service/Support; Prozessmodellierung; Ressourcenplanung; Kosten-/Leistungsrechnung; Umsetzung
• Projektmanagement von Infrastrukturprojekten
• QS von Infrastrukturmaßnahmen
• Migrationsplanung und -steuerung im Infrastrukturbereich