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Kita-Software-Einsatz

Der Markt hält heute eine Vielzahl von Systemen bereit wie Kita-Planer, Kita-Navigator, KIVAN, SoSe, KIGAN oder Little Bird. Den Überblick über alle Angebote und Entwicklungen zu behalten, ist schier unmöglich. Ein effizientes bedarfsspezifisches Vergabeverfahren ist erforderlich.

ADVITEC unterstützt durchdachte und strukturierte Anforderungen, ein geeignetes sowie gut vorbereitetes Vergabeverfahren, ein trägerübergreifend abgestimmtes Organisationskonzept sowie ein effektives Projektmanagement als Erfolgszutaten für die Einführung einer jeden Kita-Software. Übergeordnetes Ziel ist immer, die softwaregestützten Voraussetzungen zu schaffen, um den Vermittlungs- und Verwaltungsprozess effizienter zu gestalten – für mehr Elternzufriedenheit und administrativ entlastete Kita-Mitarbeiter*innen.

Dabei gestalten sich schon die notwendige Bedarfsermittlung und Anforderungsbeschreibung aus Anwender-, Betreiber- und Techniksicht aufgrund der vielen Stakeholder (Kitas, verschiedene Träger, Tagespflegevertreter, Eltern, Jugendamt, IT-Dienstleister) herausfordernd. Schnittstellen zu bestehenden Systemen sind zu schaffen, und Organisationskonzepte für die Zusammenarbeit zu erstellen.

Und der Teufel liegt im Detail – ein Beispiel: Um möglichst viele Chancen zu haben, setzen Eltern ihre Kinder bei vielen Einrichtung unterschiedlicher Träger auf die Warteliste. Die Kita-Leitung ist damit okkupiert, interessierte Eltern durch die Einrichtung zu führen, obwohl nur einem Bruchteil der Kinder tatsächlich ein Platz in dieser Kita zur Verfügung stehen wird. Ist das große Los einer Zusage gezogen, vergessen Eltern über der Freude leicht, den Platz in den anderen Kitas freizugeben.

Theorie und Praxis

Konkret unterstützt ADVITEC dabei, heterogene Träger an einen Tisch zu holen, moderiert Sorgen wegen möglicher Verletzung der „Trägerhoheit“ oder bindet Träger ein, die bereits überregional tätig sind und ggf. über eigene Vermittlungs- und Verwaltungssysteme verfügen. Danach geht es um die Einigung auf ein gemeinsames Organisationskonzept für den Vermittlungsprozess und den Datenaustausch zwischen den Trägern.

Im Vorfeld der Vergabe stehen in Abhängigkeit von der finanziellen Größenordnung die Wahl der Vergabeart sowie die Definition der Zuschlagskriterien zur späteren Bewertung der eingehenden Angebote an. Die Bewertung der Zuschlagskriterien erfolgt üblicherweise mithilfe einer Bewertungsmatrix, in der alle Anforderungen gewichtet und anschließend z. B. mit Hilfe der erweiterten Richtwertmethode bewertet werden. Und weil das noch längst nicht alle zu berücksichtigenden Aspekte sind, bitten wir Sie um einen Blick in unsere Referenzen und anschließende persönliche Kontaktaufnahme.

  • Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von IT-Vergabeverfahren für Kita-Software
  • Moderation und Protokollieren von Workshops und Meetings zur Bewertung von Anforderungen, Marktanalyse, Auswahl geeigneter Lösungen oder gegebenenfalls Entscheidung zur Eigenentwicklung
  • Beratung bei IT-Vergaben nach der Vergaberechtsreform 2016
  • Leistungsbeschreibung, Angebotsbewertung und Zuschlagsempfehlung
  • Umgang mit vorbefassten Unternehmen
  • Verfahrenssteuerung über Eignungsanforderungen
  • Stolpersteine in der Praxis: von der Bedarfsanalyse zu den fertigen Vergabeunterlagen

Dipl.- Informatiker

Jörg Boche
Senior IT-Consultant
mail[at]advitec.de
Telefon +49 351 65262 - 0